Ставить реализуемые задачи исходя из хорошо оценённых ресурсов.
Если до игры осталась неделя, а автор ещё и работает, то нужно нормально оценить сколько часов каждый день он готов уделять игре. Если на подготовку одного уровня в среднем тратится 5 часов. А свободно только 40 часов (это уже за вычетом времени на сбор и всё остальное), то стоит полагать, что 10 уровней никак не получится подготовить.
Нужно писать чек-листы при подготвке. Типа:
1. Агент:
а. найден подходящий человек со свобоным временем,
б. он дал согласие и пообещал, что будет учавствовать (и ему можно доверять),
в. вы оговорили с ним время на подготовку, тест, саму игру,
г. он знает, что это вообще всё такое, знает своё место, роль и задачи, которые на него возложены.
.....
Таких чек-листов должно быть несколько - на каждый этап подготовки. Подходить к их составлению и следовать им нужно серьёзно.
Вообще банальное планирование времени и сил - это очень важно в подготовки этого дела. Очень поможет рассудок и арифметика.
Хоть то, что я здесь написал и коту понятно, а всё же эту ошибку (то есть ничего не планирует) делает куча народу (я и сам сейчас с ватной головой от этого).
Поэтому побольше мыслей, реализма и ответственности. Поскольку хоть готовитесь к игре вы вшестером, а играют в неё человек шестдеят, а то и сто. Со своим временем, как и деньгами, можно делать что угодно, а вот с чужим нужно быть осторожными. В крайнем случае, если накануне игры вы понимаете, что готова лишь половина, выпейте чаю и не бойтесь радикальных решений. В вас полетит куда меньше камней, если вы отмените игру или если вы её урежите, чем если вы промотаете у людей кучу времени.